INVENTURDIFFERENZEN

Mindestens einmal im Jahr muss in allen Filialen eine Inventur erfolgen, um den realen Istbestand an Waren zu ermitteln. Sie kennen das: Bei den meisten Artikeln stimmt die im System gepflegte Menge mit der gezählten Anzahl überein, bei einigen jedoch nicht. In diesen Fällen muss die Ursache erforscht werden. Zustande kommen Inventurdifferenzen vor allem durch Kunden. Sie sind mit nahezu 60 % die größte Verursachergruppe, gefolgt von den Mitarbeitern mit über 20 %.

Jedem Unternehmen ist verständlicherweise daran gelegen, die Verluste durch Inventurdifferenzen so gering wie möglich zu halten. Doch wie können die Kosten reduziert werden? Es gibt eine ganze Palette wirksamer Maßnahmen: Fehler entstehen vor allem bei der Warenerfassung, der Preisauszeichnung, beim Kassieren oder aber bei der Inventur selbst. Überall, wo der Mensch auf Technik trifft, kann es zu kleinen und großen Erfassungsfehlern kommen. Oft bleibt der Fehler unentdeckt und erst die Inventur bringt die Abweichung ans Licht. Das kann leicht vermieden werden. Sorgfalt ist das A und O bei der Eingabe von Daten!

Fehler reduzieren: Sorgfalt an der Kasse und im Lager

• Aufmerksam kassieren I: Alle Artikel scannen bzw. Flaschen im Kasten prüfen.
• Aufmerksam kassieren II: Preise, Pfandwerte und Artikel im Kassendisplay gegenprüfen.
• Sorgfältig alle Bestandsveränderungen im Warenein- und -ausgang erfassen.
• Organisierte und strukturierte Lagerhaltung.
• „4-Augen-Prinzip“ bei der Inventur.

Es kommt vor, dass Kunden oder Marktmitarbeiter Flaschen herunterwerfen und diese zerbrechen. Das ist doppelt unglücklich, da der Markt in Folge dessen gereinigt werden muss und ein finanzieller Schaden entsteht. Aus rechtlicher Sicht müsste ein Kunde für den Schaden aufkommen, wenn er Ware zerstört hat. In der Regel würde die Haftpflichtversicherung entstandene Kosten abdecken, die meisten Unternehmen verzichten aber aus Kulanz darauf und die Ware wird abgeschrieben. Kinder unter 7 Jahren sind nicht haftbar. Bei älteren Kindern wird im Einzelfall entschieden, inwieweit sie für ihre Handlung verantwortlich gemacht werden können. 

Ware mit abgelaufenem MHD sollte es bei einem funktionierenden Warenmanagement nicht geben. In der Realität kommt es jedoch häufig vor. Überschrittene Mindesthaltbarkeitsdaten können auftreten, wenn aus Versehen die neue vor die alte Ware platziert wird oder einfach zu viel bestellt wurde. Durch die stringente Umsetzung des Category Managements und die regelmäßige Anpassung des Sortiments können solche Abschriften vermieden werden. Aus rechtlicher Sicht sind Sie nicht verpflichtet, Artikel mit abgelaufenem Mindesthaltbarkeitsdatum sofort aus dem Verkauf zu
nehmen. Sie darf noch nach dem aufgedruckten Datum verkauft werden, sofern sie in einwandfreiem Zustand ist. Nicht zu empfehlen ist, (fast) abgelaufene Artikel ohne einen Hinweis darauf zu veräußern. Entdeckt der Kunde dies zu Hause, wird er verärgert sein – und Sie laufen Gefahr, ihn an die Konkurrenz zu verlieren.

Ordnung und Struktur im Markt verhindern Abschreibungen

• Gänge freiräumen, Stolperfallen vermeiden.
• Ordnung halten.
• Auf Sauberkeit und trockene Böden achten.
• Beim Befüllen der Regale Alt-vor-Neu-Regel anwenden.
• Regelmäßig Langsamdreher auf MHD prüfen.
• Bei (baldigem) MHD-Ablauf Ware im Preis senken bzw. aus dem Verkauf nehmen.

Der Betrug mit bepfandetem Leergut ist strafbar. Gefälschte DPG-Logos stellen heutzutage keine große Gefahr mehr dar, weil das Überlisten der Automaten nicht mehr so einfach ist wie in den ersten Jahren nach der Einführung des Einwegpfands. Die Schwachstelle bleibt die händische Annahme des Leerguts. Hier können aus Versehen unbepfandete Artikel angenommen werden, deren Rückgabe an das Recyclingunternehmen im Nachhinein scheitert. Auch in Sachen Falschgeld ist Vorsicht geboten. Es ist kaum vorstellbar: Pro Jahr werden in Deutschland über 60.000 falsche Banknoten in Umlauf gebracht. Daher ist eine routinemäßige Prüfung von Banknoten sinnvoll. 

Gut aufgepasst: Leergut und Banknoten vor der Annahme prüfen

• Abgegebenes Leergut sorgfältig prüfen.
• Keine Flaschen ohne Pfand-Logo annehmen.
• Leergut verschlossen aufbewahren.
• Alle Banknoten ab 50 € mit Stift oder Gerät prüfen.
• „Fühlen – Sehen – Kippen“-Schema anwenden.
• Falschgeld unbedingt einbehalten, sonst machen Sie sich strafbar.
• Bei verdächtigen Banknoten Polizei hinzuziehen.

Auf frischer Tat ertappt? Auch Ladendiebstahl ist eine Straftat. Soviel ist klar. Doch hätten Sie gedacht, dass nicht die Überwachungskameras an der Decke die meisten Langfinger vor dem „kostenlosen“ Zugreifen stoppen, sondern aufmerksames Marktpersonal? So ist es. Und wie identifizieren Sie potenzielle Schurken?
Nervös, sich ständig umsehend, bekleidet mit Mantel und Sonnenbrille. Ist das der typische Dieb? Oder ist es eher die ältere Dame im schicken Outfit, die gern ein Pläuschchen hält? Was die Optik betrifft, gibt es kein Muster. Denn die Neigung zum Stehlen zieht sich durch alle Gesellschaftsschichten. Aber eins haben die meisten Delinquenten gemeinsam: Sie sind keine Berufsverbrecher, sondern klauen aus einem Impuls heraus. „Gelegenheit macht Diebe“ lautet ein altes Sprichwort. Und genau hier liegt der Schlüssel zum Erfolg.

Bei unerfahrenen Langfingern kann häufig an Gestik und Mimik erkannt werden, ob etwas faul ist. Eine verkrampfte Haltung, unnatürliche Bewegungen, häufiges, betont unauffälliges Umblicken sowie das zügige Verlassen des Marktes können entsprechende Verhaltensmuster sein. Ladendiebe sind auch gerne zu zweit unterwegs. Sie teilen sich auf und gehen in verschiedene Richtungen auseinander. Dies erleichtert ihnen das heimliche Einstecken von Ware, weil natürlich aufgrund des Personalmangels nicht alle Kunden gleichzeitig intensiver beobachtet werden können.
Das Diebesgut wird vorzugsweise in mitgeführten „Accessoires“ wie Kinderwagen, Taschen oder Körben versteckt und an der Kasse vorbeigeschmuggelt. Oder es werden an der Kasse falsche Mengenangaben gemacht bzw. Mischkisten mit unterschiedlich teuren Produkten bestückt. Ein aufmerksamer Blick des Kassierenden wirkt in allen Fällen Wunder. Damit Sie beweistechnisch auf der sicheren Seite sind, sollten Sie den Dieb erst nach dem Passieren der Kassenzone aufhalten. 

Wie der Umgang mit Ladendieben gelingt:

• Nähern Sie sich der verdächtigen Person.
• Sprechen Sie sie ruhig und höflich an.
• Bleiben Sie diskret und bitten Sie sie unter Zeugen in eine ruhige Ecke.
• Vermeiden Sie, dass der Dieb die gestohlene Ware heimlich zurücklegt.
• Bitten Sie die Person, den Artikel herauszugeben.
• Werfen Sie nur einen Blick in die Tasche, wenn es die Person erlaubt.
• Halten Sie die Person nur bei konkretem Tatverdacht fest und bitten Sie sie um einen Identitätsnachweis.
• Ausnahme: Kinder bis 14 dürfen nicht festgehalten werden. Kontaktieren Sie schnellstmöglich die Eltern.
• Verständigen Sie die Polizei, wenn die Identität nicht feststellbar ist.
• Füllen Sie ein Ladendiebstahls-Protokoll aus, bei höherem Warenwert zusätzlich eine Strafanzeige.
• Sprechen Sie ein Hausverbot aus (schriftlich, unter Zeugen).
• Bringen Sie sich nicht in Gefahr!

Elektrische und elektronische Sicherungsmaßnahmen im Markt schrecken Langfinger zusätzlich ab. Zur Vermeidung von Diebstahl ist eine gute Beleuchtung genauso unerlässlich wie elektronische Schließsysteme für Tabakwaren, hochwertige Spirituosen und dergleichen. Diese Waren können alternativ in manuell abschließbaren Vitrinen untergebracht oder mit Sicherungsetiketten versehen werden. Überwachungskameras oder ihnen ähnelnde Attrappen können zur Abschreckung eingesetzt werden. Hier ist jedoch Vorsicht geboten, da sie nicht überall platziert werden dürfen. 

Organisatorische Maßnahmen machen es leichter:

• An der Kasse und in den Gängen Aufmerksamkeit und Präsenz zeigen.
• Blickkontakt zum Kunden suchen.
• Unübersichtliche / dunkle Stellen im Markt umgestalten.
• Elektrische und elektronische Sicherungsmaßnahmen ergreifen.
• Betriebsanweisung zur Vermeidung von Diebstählen und zum Umgang mit Ladendieben erstellen.
• Regelmäßige Mitarbeiter-Schulungen zum Umgang mit Ladendieben durchführen.

Letztendlich lassen sich nicht alle durch Diebstahl oder mangelnde Aufmerksamkeit entstandene Schäden verhindern, doch Sie können ihren Wert enorm reduzieren. Die Palette an Maßnahmen zur Verringerung von Inventurdifferenzen ist reichhaltig. Es bedarf nur etwas mehr Struktur, gesteigerter Aufmerksamkeit bei den Mitarbeitenden im Markt sowie einiger organisatorischer Anpassungen. Und das Ganze hat einen weiteren Vorteil: Der Besuch in Ihrem Markt wird durch dieses Vorgehen für alle Kunden attraktiver. Sie werden sehen.